校内各相关单位：
为确保圆满完成2023届毕业生档案材料的归档和转递工作，根据人事档案的相关管理规定及用人单位的有关要求，现将做好我校2023届毕业生档案材料的归档和转递工作相关事宜通知如下：
一、毕业生档案材料的归档
1.毕业生档案材料的收集、整理
（1）归档材料规范。请相关单位在归档过程中确保下列规范：第一、规范填写。归档材料特别是姓名、年龄等信息，做到所有表格前后一致；第二、规范审核。所有表格中的领导签名、单位公章等，做到齐全完备；第三、规范齐全。学生在校期间形成的归档材料应归尽归，切勿遗漏；第四、规范打印。所有归档材料按照相关部门要求打印，左侧装订。第五、规范整理。收集齐全的毕业生材料整理为每人一套（以毕业生登记表为主体，其它材料统一夹在该表内），再按照毕业生登记表中学号从小到大排序。
（2）归档材料核查。归档材料移交前，各院系负责归档的老师要认真核查毕业生归档材料，确保整理好的每位毕业生档案材料中学生的姓名、学号与档案袋上一致，不得夹杂他人材料。
（3）归档材料明细。《毕业生归档明细表》可在学校档案馆网站的“下载专区”下载。负责归档的老师要认真核查毕业生归档材料，填写好《毕业生归档明细表》，有相应材料的打勾。并在《毕业生归档明细表》首页的右上角签归档老师姓名、电话、加盖学院分党委公章。
2.毕业生档案材料的移交
学校档案馆拟于6月中旬进行集中归档，具体时间另行通知。归档时，请相关单位负责归档的老师自带助手3-4名前往协助办理。
二、毕业生档案的转递、查询
1.毕业生档案寄送单位与地址
（1）毕业生将毕业去向在党委学生工作部就业处（以下简称就业处）的“华中师范大学就业信息网”系统中认真填写，就业处审核完毕后，将毕业生档案寄送单位、地址、邮编、电话、联系人信息提交给档案馆人事档案室，人事档案室根据就业处提供的档案寄送信息寄送档案。
（2）毕业生需提前确认工作单位有无人事档案保管权限，并在学校“华中师范大学就业信息网”上准确无误填写档案接收单位全称、详细地址、邮编、档案接收人及联系电话等信息（所填写的信息要做到：第一、应填尽填。第二、升学的毕业生在填写档案寄送单位时务必精确到学院或部门）。
（3）暑期批量转递毕业生档案时，无需将纸质版调档函交给档案馆。除有特殊要求的（如：纸质调档函上有需要剪切部分信息，粘贴到档案袋上的等），才需将纸质版调档函交到档案馆211办公室。
（4）学校暂定7月初批量转递毕业生档案。如有应届毕业生错过学校的批量转递档案时间，需要零星转递的，请电话联系就业处电话027-67867775咨询或者登陆华中师范大学就业信息网-通知公告-关于在线调档的通知进行操作；对于往届生想办理调档的请登陆华中师范大学就业信息网-通知公告-关于在线调档的通知进行操作。
2.毕业生档案去向查询
档案转出后，毕业生可登录华师档案馆主页点击右方“毕业生档案去向查询”栏输入学号、姓名，即可查到档案邮寄单号（EMS只保存三个月），查询、追踪其档案状态。同时应及时到本人就业单位或档案接收保管机构（如人才交流中心）查询、确认本人档案是否已经送达。若档案接收单位未收到档案，请尽快联系学校档案馆人事档案室。
如有任何疑问或问题，请及时与档案馆人事档案室联系。
联系人：庞老师 电话：027—67867198
华中师范大学档案馆
2023年04月26日
