校内各相关单位：
为确保圆满完成2022届毕业生档案材料的归档和转递工作，根据人事档案的相关规定及用人单位的有关要求，现将做好2022届毕业生档案材料的归档和转递工作相关事宜通知如下：
一、毕业生档案材料的归档
1.毕业生档案材料的收集、整理
（1）归档材料规范。请相关单位在归档过程中确保下列规范：第一、规范填写。归档材料特别是姓名、年龄等信息，要做到所有表格前后一致；第二、规范齐全。学生在校期间形成的归档材料应归尽归，切勿遗漏；第三、规范审核。所有表格中的领导签名、单位公章，要做到齐全完备；第四、规范打印。所有归档材料采用A4纸双面打印，左侧装订。调整好打印格式，避免将前一页内容打印到后一页中去；第五、规范整理。收集齐全的毕业生材料整理为每人一套（以毕业生登记表为主体，其它材料统一夹在该表内），再按照毕业生登记表中学号从小到大排序。
（2）归档材料核查。归档材料移交前，负责归档的老师要认真核查毕业生归档材料，确保整理好的每位毕业生档案材料中学生的姓名、学号与档案袋上一致，不得夹杂他人材料。
（3）归档材料明细。负责归档的老师要认真核查毕业生归档材料，填写好《毕业生归档明细表》（《毕业生归档明细表》可在学校档案馆网站的“下载专区”下载），并在相应材料栏打勾。经核对无误后，负责归档的老师须在《毕业生归档明细表》首页的右上角签上本人的姓名、加盖学院分党委公章。
2.毕业生档案材料的移交
学校档案馆拟于6月中旬进行集中归档，具体时间另行通知。归档时，请相关单位负责归档的老师自带助手3-4名前往档案馆人事档案室协助办理。
二、毕业生档案的转递、查询
1.毕业生档案寄送单位与地址
（1）毕业生要将毕业去向在党委学生工作部就业处（以下简称“就业处”）的系统中准确填写，就业处审核完毕后，将毕业生档案的寄送单位、地址等信息提交给档案馆人事档案室，人事档案室根据就业处提供的档案寄送单位与地址等信息寄送档案。
（2）毕业生需提前确认工作单位是否有人事档案保管权限，并在学校“就业信息网”上准确无误填写档案接收单位全称、详细地址、邮编、档案接收人及联系电话等信息，做到尽可能详尽，如果毕业生为升学类别的，在填写档案寄送单位时务必精确到学院或部门，以利于档案的接收。
（3）在暑期批量转递毕业生档案期间，毕业生无需将纸质版调档函交给档案馆。有特殊转递要求的（比如：纸质调档函上有需要剪切部分信息，粘贴到档案袋上的等），方需将纸质版调档函交到档案馆211办公室。
（4）学校暂定7月初批量转递毕业生档案。如有应届毕业生错过学校的批量转递档案时间，需要零星转递的，请电话联系就业处电话027-67867775采集信息；往届生需要办理档案转递的，可根据情况，既可以电联就业处电话027-67867775线上办理，也可以请相关人员将纸质版调档函原件加盖学校就业处公章后，送至档案馆211室线下办理相关手续。
2.毕业生档案去向查询
档案转出后，毕业生可登录华中师范大学档案馆主页点击右方“毕业生档案去向查询”栏输入学号、姓名，即可查到档案邮寄单号（EMS只保存三个月），查询、追踪其档案状态。同时应及时到本人就业单位或档案接收保管机构（如人才交流中心）查询、确认本人档案是否已经送达。若档案接收单位未收到档案，请尽快联系华中师范大学档案馆人事档案室。
如有任何疑问或问题，请及时与档案馆人事档案室联系。
联系人：李老师庞老师电话：027—67867198
华中师范大学档案馆
2022年5月3日
