校内各相关单位：
为确保圆满完成2020届毕业生档案材料的归档和转递工作，根据人事档案的相关规定及用人单位的有关要求，现将做好2020届毕业生档案材料的归档和转递工作相关事宜通如下：
一、毕业生档案材料的归档
1.毕业生档案材料的收集、整理
（1）归档材料规范。请相关单位在归档过程中确保下列规范：第一、规范填写。归档材料特别是姓名、年龄等信息，做到所有表格前后一致；第二、规范审核。所有表格中的领导签名、单位公章，做到齐全完备；第三、规范齐全。学生在校期间形成的归档材料应归尽归，切勿遗漏；第四、规范打印。所有归档材料A4纸双面打印，左侧装订。避免前一页内容打到后一页。第五、规范整理。收集齐全的毕业生材料整理为每人一套（以毕业生登记表为主体，其它材料统一夹在该表内），再按照毕业生登记表中学号从小到大排序。
（2）归档材料核查。归档材料移交前，负责归档的老师要认真核查毕业生归档材料，确保整理好的每位毕业生档案材料中学生的姓名、学号与档案袋上一致，不得夹杂他人材料。
（3）归档材料明细。《毕业生归档明细表》可在学校档案馆网站的“下载专区”下载。负责归档的老师要认真核查毕业生归档材料，填写好《毕业生归档明细表》，有相应材料的打勾。并在《毕业生归档明细表》首页的右上角签归档老师姓名、加盖学院分党委公章。
2.毕业生档案材料的移交
学校档案馆拟于6月中旬进行集中归档，具体时间另行通知。归档时，请相关单位负责归档的老师自带助手3-4名前往协助办理。
二、毕业生档案的转递、查询
1.毕业生档案寄送单位与地址
（1）毕业生将毕业去向报送学校招生与就业工作处，招生与就业工作处审核完毕后，将毕业生档案寄送单位与地址信息提交给档案馆人事档案室，人事档案室根据招生与就业工作处提供的档案寄送单位与地址寄送档案。
（2）毕业生需提前确认工作单位有无人事档案保管权限，并在学校“智慧就业平台”上准确无误填写档案接收单位全称、详细地址、邮编、档案接收人及联系电话等信息。
（3）暑期批量转递毕业生档案时，无需将纸质版调档函交给档案馆。除有特殊要求的（如：纸质调档函上有需要剪切部分信息，粘贴到档案袋上的等），才需将纸质版调档函交到档案馆211办公室。
（4）学校暂定7月初批量转递毕业生档案。如有毕业生错过学校的批量转递档案时间，需要零星转递的，请相关人员将纸质版调档函原件（需加盖学校招生与就业工作处公章）送至档案馆211室办理相关手续。
2.毕业生档案去向查询
档案转出后，毕业生可登录华师档案馆主页点击右方“毕业生档案去向查询”栏输入学号、姓名，即可查到档案邮寄单号（EMS只保存三个月），查询、追踪其档案状态。同时应及时到本人就业单位或档案接收保管机构（如人才交流中心）查询、确认本人档案是否已经送达。若档案接收单位未收到档案，请尽快联系学校档案馆人事档案室。
如有任何疑问或问题，请及时与档案馆人事档案室联系。
联系人：庞老师 电话：027—67867198
华中师范大学档案馆
2020年5月20日
